IL VANTAGGIO DEL RICONOSCIMENTO AUTOMATICO DEGLI INCASSI

1 luglio 2015

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I motivi per cui le principali organizzazioni puntano a creare efficienza, abbreviano i tempi del ciclo e sviluppano i controlli interni automatizzando il riconoscimento degli incassi.

 

Ormai da decenni, il funzionamento delle aziende si basa sulla gestione dei BIG DATA, ovvero di una enorme massa di dati interconnessi ed interlacciati, che richiedono una piattaforma applicativa stabile e affidabile per essere gestiti; ed è indiscutibile che tale  piattaforma centrale per la gestione delle medie e grandi aziende sia il sistema ERP (Enterprise Resource Planning), che permette il governo dei cicli economici nonché di tutti i processi correlati con la financial supply chain.

Aziende con volumi limitati di movimenti contabili, invece, hanno probabilmente bisogno di soluzioni più snelle e meno complesse; in ogni caso, non possono prescindere dalla gestione del ciclo attivo, cioè dal processo di fatturazione e da quello della registrazione delle scritture contabili.

In entrambi gli scenari, comunque, uno dei problemi tipici di un’azienda è rendere fluido e lineare il flusso dei dati che alimenta tali piattaforme: i motori di queste applicazioni sono progettati per ricevere flussi di dati normalizzati e pronti al processing interno.

Qui si scoprono ingombranti processi di riconciliazione e revisione incrociata dei dati in entrata, che molto spesso vengono risolti con operatività manuale. Non sono molto visibili, giacché sono diluiti in attività frequenti se non quotidiane, cionondimeno rappresentano colli di bottiglia dei processi amministrativi.

Il problema

Le aziende di grandi e medie dimensioni devono gestire i flussi degli incassi provenienti dai loro clienti attraverso i circuiti bancari.

Alcune aziende sono caratterizzate da volumi elevati di bonifici all’incasso di valore limitato, mentre altre possono ricevere un numero non elevato di operazioni di incasso, ma quasi tutte ricevono bonifici cumulativi che generano il problema della identificazione delle poste contabili da chiudere.  E’ molto evidente la praticità per un cliente di inviare un singolo bonifico che cumuli il pagamento di una molteplicità di fatture; talvolta vengono inclusi nel calcolo anche altri elementi, come le note di credito, di debito o commissioni.   

L’azienda riceve in modalità asincrona il bonifico e un avviso di incasso, via fax o via email, che riporta la lista delle poste incluse nel bonifico. A fine mese elaborerà l’estratto conto dei movimenti, da riconciliare prima della operazione di chiusura mensile del bilancio.

Il problema è chiaro: molto spesso le operazioni di spunta e di riconciliazione sono svolte tramite operatività manuale, che in ogni caso può avvenire dopo che informazioni chiave siano state rese disponibili, comunque disgiuntamente rispetto all’operazione di incasso.

Se i volumi di bonifici all’incasso sono limitati, lo sforzo d’identificazione delle componenti dei bonifici incassati è limitato; se invece i volumi fossero significativi, il collo di bottiglia è evidente.  Comunque il processo richiede tempo e risorse, e implica rischi di errore e di ritardi

La cascata di tali operazioni manuali coinvolge uffici amministrativi diversi: la tesoreria, la contabilità clienti, il controllo di gestione, l’ufficio preposto alla presentazione del bilancio e quanti altri dipendano dalla organizzazione della Direzione Finanziaria. Un chiaro intoppo nel governo del processo amministrativo aziendale

Scenario della operatività aziendale

Si pensi a

  • un fornitore della GDO, che riceve un pagamento singolo a fronte di decine di fatture, oppure
  • un distributore grossista che riceve pagamenti da parte della rete di vendita retail, oppure
  • una compagnia assicurativa, che incassa i premi di polizze dai propri agenti, che oltre ad accumulare i premi, magari trattengono commissioni o effettuano conguagli, oppure
  • una azienda che opera con distributori esteri.

La tematica è comune alle aziende che operano con reti di vendita estese.

Nel caso di presenza di distributori esteri, l’identificazione degli incassi può essere seguita dalle operazioni di tesoreria, dal calcolo della bilancia valutaria, o dal calcolo del rischio di cambio e da eventuali operazioni di copertura del rischio.

La Financial Supply Chain è resa vulnerabile proprio dalla gestione dei dati originari, i flussi bancari.

Facendo riferimento al processo di incasso, la rigidità di un ERP è evidente:  i flussi dei dati che arrivano alla piattaforma ERP devono essere per principio già pronti ad alimentare i processi di contabilità, come la chiusura delle partite aperte o la registrazione delle scritture contabili; ma i direttori finanziari sanno che gran parte delle volte il processo non è così semplice: i clienti pagano più fatture insieme oppure pagano acconti, oppure un mix di fatture e altre note contabili.

Questi incassi cumulativi devono essere analizzati e disaggregati nelle loro componenti, e tipicamente questo avviene attraverso una operatività manuale. Solo quando l’operazione di disaggregazione sarà completa, sarà possibile alimentare la piattaforma contabile o l’ERP, per contabilizzare le partite chiuse e registrare le scritture contabili.

Automazione del processo di riconoscimento degli incassi

E’ possibile pensare di automatizzare il processo di riconoscimento degli incassi?

Naturalmente sì, con l’obiettivo di ridurre al minimo l’operatività manuale nel controllo dei flussi originari, se non eliminarla del tutto.

Vi possono essere soluzioni differenziate:

La prima soluzione si basa sulla gestione degli avvisi di incasso, ricevuti via email /fax e provenienti dal cliente-ordinante il bonifico;  la comunicazione di avviso di incasso deve essere letta da un software OCR (optical character recognition) che interpreta il contenuto del messaggio, lo trasforma e lo trasferisce in una tabella di uno spreadsheet, i cui valori verranno confrontati dal software con quelli dello scadenzario o del partitario della piattaforma ERP.

Dal confronto scaturirà l’abbinamento automatico dei valori dell’avviso di incasso con i valori delle poste contabili aperte (le fatture attive), che il software potrà chiudere e contabilizzare in automatico.

L’attività di controllo manuale potrà ridursi a verifiche per eccezione, oppure ai casi di lettura ambigua della comunicazione di avviso di incasso, nel caso la qualità dei messaggi fosse scarsa.

Automatizzazione del processo di riconoscimento degli incassi

Questa soluzione richiede un prodotto software di lettura OCR e riconciliazione automatica, che può ridurre, oltre al tempo derivante dalla manualità, anche gli errori a essa collegati.

L’obiettivo di ridurre/eliminare la manualità viene raggiunto, assieme ai benefici supplementari di archiviazione elettronica dei documenti e di tracciatura ai fini di audit da parte dei revisori. 

Un’altra soluzione è rappresentata dall’intercettazione dei bonifici originari, man mano che vengono ricevuti dall’azienda e comunicati dall’istituto bancario sul canale elettronico, e dalla loro disaggregazione nelle componenti contabili: in questa seconda modalità, non è necessario attendere la disponibilità delle comunicazioni di incasso inviate dal cliente, ma l’operazione di identificazione avviene utilizzando i parametri del bonifico stesso;  il risultato ottenibile consiste nella possibilità di chiudere le poste aperte dei partitari direttamente al momento della ricezione del bonifico, in modo sincrono e automatico.

Il meccanismo si basa sulla separazione del processo di ricezione dei flussi di incasso dalla piattaforma contabile/ERP. I flussi bancari, ovvero i dati dei bonifici trasmessi dagli istituti bancari, vengono raccolti da un sistema dedicato (che per nostra convenzione chiameremo Fin.Ops, Financial Operations), in modo automatico ovvero quando l’ufficio li scarica dalla piattaforma di online banking o remote banking; tale sistema dedicato si trova in posizione anteposta alla piattaforma contabile/ERP, che ancora non riceve informazioni di incasso.

Anche i partitari aperti e/o lo scadenziario vengono caricati sullo stesso sistema Fin.Ops, in modo automatico e schedulato; in Fin.Ops un software sarà in grado di ricostruire, in base alle partite aperte, quali siano le combinazioni possibili delle componenti del bonifico in incasso, identificando quindi le poste contabili da chiudere. Il processo automatico può andare oltre: con le opportune regole ed istruzioni sarà, infatti, possibile anche predisporre il file di interfaccia per il sistema contabile /ERP per registrarne la contabilizzazione.

Automatizzazione del processo di riconoscimento degli incassi

In pratica, si può ottenere un processo unico e automatico, dalla ricezione del bonifico cumulativo, attraverso la riconciliazione 1:N dei flussi di incasso, fino alla contabilizzazione delle fatture incassate, dove l’intervento manuale diventa opzionale e dipende dal livello desiderato di intervento. 

La segregazione dei flussi bancari e la loro elaborazione esternamente alla piattaforma contabile permette, in realtà, di conseguire parecchi vantaggi addizionali.

E’ possibile normalizzare i flussi di incasso verso la piattaforma ERP, eliminando i tanti casi che richiedono una gestione per eccezione. E’ possibile fare un reporting delle poste scadute o comunque non recenti, secondo analisi statistiche di Business Intelligence.   Ancora, si possono raccogliere i dati per costruire un rolling forecast, basato non su supposizioni di budget ma sull’andamento YTD degli incassi effettivi; ancora, per alimentare il sistema di tesoreria o la bilancia valutaria, oppure per ricevere i flussi di pagamento dal circuito Swift da contabilizzare.   E tutto senza coinvolgere la piattaforma critica aziendale.

Il sistema anteposto alla piattaforma contabile /ERP sarà in grado di identificare tutti i tipi di strumenti disponibili di incasso, p.es. bonifici, RID, RIBA, Swift, assegni, nonché i nuovi strumenti SCT (SEPA_Credit_Transfer) e SDD (SEPA Direct Debit) e quant’altro verrà messo a disposizione. E’ indipendente dall’istituto bancario.

Esso conterrà una logica di abbinamento e confronto, e sarà interfacciabile con qualsiasi piattaforma contabile /ERP, da cui è indipendente.

Se si considera che una piattaforma ERP nella sua configurazione completa può coprire varie aree funzionali, come :

  • contabilità fornitori
  • contabilità clienti
  • finanza
  • controllo di gestione
  • gestione del personale
  • gestione acquisti
  • gestione dei magazzini
  • pianificazione del fabbisogno dei materiali.
  • gestione della produzione

e altro ancora, la piattaforma ERP risulta inevitabilmente essere una struttura applicativa rigida, poco adatta a evoluzioni e adeguamenti, tipicamente costosi da implementare. Ogni CFO conosce bene questi costi.

Nella architettura progettata, il sistema ERP non deve essere coinvolto in nessun modo: esso rappresenterà una fonte di dati e il suo ruolo sarà limitabile alla registrazione delle scritture contabili.   Esso potrà svolgere ciò per cui è stato creato, senza pretendere modifiche o adattamenti di nessun tipo.

L’obiettivo dell’automazione del riconoscimento degli incassi è raggiunto.

L’intervento manuale può avvenire per eccezione, quando sorgono problemi o condizioni fuori norma.   Alcuni esempi di implementazione di una architettura di questa tipologia riportano risultati più che apprezzabili, ovvero riduzione dei tempi di gestione del processo di riconoscimento incassi del 30%-40%, con conseguente soddisfazione della clientela;  un nodo ostativo al financial lean management può essere in tal modo eliminato.

ARTICOLO CONTENUTO IN “SFC – Rivista di Strategia Finanza e Controllo”  N° 5 –

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